1．称谓用语：如本（第一人称）、贵（第二人称）、该（第三人称）等,主要用于帮助明确表达公文内容的指定称谓.
2．开端用语：如根据、据、依据、按照、本著、兹因、鉴于、为了……特等,主要说明发文缘由、根据或目的.
3．引叙用语：如前接、顷接、近接、近悉、欣悉、惊悉、已悉、均悉等,主要用于引导公文直接叙述事实或主张,使语言表达直截了当,开门见山.
4．经办用语：如经、业经、兹经、即经、拟等,主要引出对有关事件办理过程的叙述和说明.
5．承启用语：如为此、故此、就此、综上所述、总而言之、有鉴于此、由此可见等,主要用于使公文从对事实的介绍述说转为对问题的阐发概括,从而起到过渡作用,为公文的有效阅读提供便利.
6．期请用语：如拟请、恳请、谨请、务请、烦、务、务即、希予、盼、切盼、渴盼等,主要用于向受文者表示请求或希望,是一种尊重对方,语气和缓的公文礼貌用语.除法规公文外,大多数公文可以用这类词语.
7．表态用语：如应、理应、本应、确应、迅即办理、拟予、缓议等,主要用于表示对事物的认识、态度、主张等.
8．结尾用语：如此复、此令、此布、特此函复（函达）、为盼、为荷、自……起施行等,主要用于表示行文目的、要求,包括执行要求；或表示感激、盼望、训诫等方面的公务实用特色,同时也给阅文者以正文已结束的明确认识.
9．判断用语：如系、确系、果系、纯系等,主要用于表达判断关系.
10．征询用语：如妥否、当否、可否、是否可行、是否妥当、请予批转、当否,请批示等,主要用于体现公文的行文关系及高度的组织观念,同时也表示有礼貌地征求意见,带探询、商洽、请求的语气,表示对上级的尊重.
11．受事用语：如蒙、承、承蒙、荷、是荷、为荷等,主要用于平行文和涉外文书,表示感激承受.
12．报送用语：如呈请、呈报、呈文、呈送、呈上、迳报、送达等,主要用于表示公文或者有关资料上报过程、方式和要求.