1.称谓词即表示称谓关系的词
第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称。如：部、委、办、厅、局、厂或所等。
第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称。一般用于平行文或涉外公文。第三人称：“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。如：“该厂”、“该部”、“该同志”、“该产品”等。“该”字在文件中正确使用，可以使应用文简明、语气庄重。
2.领叙词
领叙词是用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容的词。
常用的有：根据□按照□为了□接……□前接或近接……□遵照□敬悉□惊悉……收悉□……查□为……特……□……现……如下应用文的领叙词多用于文章开端，引出法律、法规以及政策，指示的根据或事实根据，也有的用于文章中间，起前后过渡、衔接的作用。
3.追叙词
追叙词是用以引出被追叙事实的词。如：业经□前经□均经□即经□复经□迭经在使用时，要注意上述词语在表述次数和时态方面的差异，以便有选择地使用。
4.承转词
又称过渡用语，即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，有：为此□据此□故此□鉴此□综上所述□总而言之□总之5.祈请词又称期请词、请示词，用于向受文者表示请求与希望。主要有：希□即希□敬希□请□□望□□敬请□烦请□恳请□希望□要求使用祈请词的目的在于造成机关之间相互敬重、和谐与协作的气氛，从而建立正常的工作联系。
6.商洽词
又称询问词；用于征询对方意见和反映，具有探询语气。有：是否可行□妥否□当否□是否妥当□是否可以□是否同意□意见如何这类词语一般在公文的上行文、平行文中使用，在使用时要注意确有实际的针对性，即在确需征询对方的意见时使用。
7.受事词受事词即向对方表示感激、感谢时使用的词语。如：蒙□承蒙属于客套语，一般用于平行文或涉外的公文。
8.命令词
命令词即表示命令或告诫语气的词语。以引起受文者的高度注意。如：表示命令语气的语词有：着□□着令□特命□责成□令其□着即表示告诫语气的词语有：切切□毋违□切实执行□不得有误□严格办理
9.目的词
目的词即直接交待行文目的的词语，以便受文者正确理解并加速办理。用于上行文、平行文的目的词，还须加上祈请词，如：请批复□函复□批示□告知□批转□转发用于下行文，如：查照办理□遵照办理□参照执行用于知照性的文件，如：周知□知照□备案□审阅
10.表态词
又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。如：应□□应当□同意□不同意□准予备案□特此批准□请即试行□按照执行□可行□不可行□迅即办理在使用上述词语时应对公文中的下行文和平行文严加区别。
11.结尾词
结尾词即置于正文最后，表示正文结束的词语。用以结束上文的词语。如：此布□特此报告□通知□批复□函复□函告□特予公布□此致□谨此□此令□此复□特此再次明确行文的具体目的与要求。如：……为要□……为盼□……是荷□……为荷表示敬意、谢意、希望。如：敬礼□致以谢意□谨致谢忱使用这些词语，可以使文章表述简练、严谨并富有节奏感，从而赋予庄重、严肃的色彩。