各区县人民政府，市府各委办局，市各直属单位：　
　　党的十六大报告中明确提出，要“推行电子政务，提高行政效率，降低行政成本，形成行为规范、运转协调、公正透明、廉洁高效的行政管理体制。”推进电子政务建设，也是我市应对加入世贸组织的挑战，进一步转变政府职能、建设服务型政府的一个重要措施。根据《中共中央办公厅、国务院办公厅转发国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见的通知》(中办发[2002]17号)精神，按照市主要领导的要求，结合我市电子政务网平台的规划建设，经研究决定从3月7日起，在全市政府系统实施公文电子交换。具体实施办法如下，希各单位认真执行。
　　一、总的要求
　　从3月7日起，开通市政府电子公文交换系统，实行公文电子化交换办理。各区县政府、市府各委办局和直属单位向市政府办公厅报送的非涉密公文，试行电子化传输，纸质公文同步流转备查。涉密文件暂不实行电子化传输。没有电子文件，纸质文件不予办理。市政府办公厅向各区县政府、市府各委办局和直属单位发送电子文件，纸质文件同步发送，但逐步减少数量。公文电子交换的渠道是市政府公务邮件系统和中国南京网站公文交换站。凡已开通公务邮件系统的单位(名单附后)，通过该系统发送、接收公文；暂未开通公务邮件系统或本单位公务邮件系统因故无法使用的单位，暂通过中国南京网站公文交换站报送、接收电子文件。无法实现电子传输的公文，仍用纸质件流转。3月4日市政府办公厅统一组织传送测试。
　　全市党政系统电子政务内网建成后，电子公文交换转入内网运行。
　　二、操作规范
　　(一)向市政府办公厅报送电子公文　
　　1、使用市政府公务邮件系统报送的，按如下步骤操作：(1)进入页面，点击“邮件制作与发送”；(2)点击收件单位，点击“宁府办机要处收文”；(3)点击“新建”，进入公务邮件属性界面，点击“文件”，在文件栏中填入“办件”，在标题栏中填入文件标题，在文号中填入公文字[年度]文号；(4)以后正常操作即可。市政府办公厅通过公务邮件系统收取公文后，自动生成回执反馈来文单位。　
　　2、使用中国南京网站公文交换站报送的，按该站使用说明操作。　
　　(二)接收市政府办公厅电子公文　
　　1、使用市政府公务邮件系统接收的，按该系统要求操作。　
　　2、使用中国南京网站公文交换站接收的，按该站使用说明操作。　
　　(三)格式要求
　　1、电子公文统一以“njgw＋单位简称每个字的第一个拼音字母＋文件号”格式命名。
　　2、电子公文统一使用微软OFFICE 2000的WORD文字处理系统和北大方正字库，字库可从中国南京网站下载。
　　3、电子公文页面设置统一使用A4(210mmX297mm)纸版式，四边与版心尺寸为：上37mm，下30mm，左28mm，右28mm；装订线0mm；页眉15mm；页脚22mm。
　　4、电子公文采用统一排版格式。正文字体：中文用3号方正仿宋，英文、阿拉伯数字用3号Times New Roman，行距1.25倍(可适当调整)，标题用2号方正小标宋，居中排列。其他按正常排版格式执行。　
　　三、组织领导　
　　电子政务建设是一项重要、复杂的系统工程。各区县政府、市府各委办局和直属单位要切实加强对这项工作的领导，明确分管领导和责任单位具体落实，实行定人、定岗、定责管理，确保3月7日前电子公文交换功能开通使用。各单位须按要求填写电子公文交换工作联系表(附后)，于3月5日前报送市政府办公厅综合信息处。要加强网络安全，提高防范能力。要严格执行计算机内外网物理隔断的规定，严格操作程序。接入市政府公务邮件系统的计算机要安装病毒防火墙，定期升级。计算机操作人员要妥善保管上机账号和密码，如发现丢失或口令错误，要立即与管理人员联系。网上流转的公文与纸质公文一样管理，任何人不得随意复制、外传。同时，各单位要加快自身局域网建设，促进电子政务的推广和应用。
　　
　　市政府电子公文交换系统由市政府办公厅牵头实施。市政府办公厅综合信息处提供服务和保障，联系电话：7712159。中国南京网站负责市政府公文交换站及电子邮件的技术服务和保障。请各单位尽快与中国南京网站联系，领取公文交换站及电子邮箱使用说明和账号、密码。联系电话：3356118-3814，联系人：迟澄。　
　　附件　
  　 一、已开通市政府公务邮件系统单位名单（略）
　　二、电子公文交换工作联系表（略）
　　一、已开通市政府公务邮件系统单位名单（略）　
　　二、电子公文交换工作联系表（略）
                                                                           二00三年二月二十八日